การเลือก KPI: การวางแผนและการติดตามผล

KPI (Key Performance Indicators) คือตัวชี้วัดความสำเร็จที่ช่วยวัดประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร ทีม หรือบุคคล โดยการเลือก KPI ที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนสำคัญในการวางแผนและติดตามผลงาน

หลักการเลือก KPI ที่มีประสิทธิภาพ

หลักการ SMART

การตั้ง KPI ที่ดีควรยึดตามหลักการ SMART ซึ่งประกอบด้วย:

• Specific (เฉพาะเจาะจง): กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ไม่ใช้คำทั่วไปหรือกำกวม เช่น แทนที่จะตั้ง "เพิ่มยอดขาย" ให้ระบุเป็น "เพิ่มยอดขายสินค้า A ขึ้น 15%"

• Measurable (วัดได้): เลือกตัวชี้วัด KPI ที่เป็นตัวเลขหรือค่าชัดเจน เพื่อให้ติดตามผลและประเมินผลได้ง่าย

• Achievable (บรรลุได้): ตั้งเกณฑ์ให้สมเหตุสมผล สอดคล้องกับสภาพความเป็นจริง และเหมาะสมกับธุรกิจ นโยบายองค์กร ตลอดจนขนาดของบริษัท

• Realistic (สมเหตุสมผล): พิจารณาสถานการณ์จริง ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ในการบรรลุความสำเร็จ

• Time-bound (มีกำหนดเวลา): กำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับการบรรลุเป้าหมาย

ขั้นตอนการเลือก KPI

1. สอดคล้องกับเป้าหมายยุทธศาสตร์

KPI ต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร สิ่งที่แย่ที่สุดคือการวัดผลโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ควรรู้เป้าหมายธุรกิจที่อยู่เบื้องหลังตัวชี้วัดนั้น

2. กำหนดค่าปัจจุบัน เส้นฐาน และเป้าหมาย

ต้องทำความเข้าใจ:

• ค่าปัจจุบันของตัวชี้วัดคืออะไร
• คุณวางแผนที่จะบรรลุค่าที่แน่นอนหรือไม่
• ระดับความทนทานที่กำหนดไว้คืออะไร

3. ตรวจสอบความเป็นไปได้ในการวัด

ตรวจสอบความเป็นไปได้ในการเข้าถึงและตรวจสอบข้อมูล ข้อมูลที่ต้องการวัดต้องมีความสามารถในการเข้าถึงและตรวจสอบได้

4. คำนึงถึงขีดความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน

KPI ควรสอดคล้องกับความสามารถและหน้าที่ของบุคคลหรือทีม และผู้ปฏิบัติงานต้องสามารถควบคุมและมีผลกระทบต่อ KPI ได้

ข้อควรระวังในการเลือก KPI

• ไม่ควรมีจำนวน KPI มากเกินไป: การมี KPI มากเกินไปอาจทำให้ทีมหลงสับสนและไม่มีการให้ความสำคัญในการปฏิบัติตาม KPI ที่สำคัญที่สุด ควรเลือก KPI ที่เกี่ยวข้องและสำคัญที่สุดต่อธุรกิจ

• ความชัดเจนและเน้นที่เป้าหมาย: การกำหนด KPI ที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้ทีมไม่เข้าใจและทำให้การวัดและการประเมินผลมีความผิดพลาด

• พิจารณาผลกระทบต่อพฤติกรรมการทำงาน: ควรวิเคราะห์ว่าการเลือก KPI ตัวใดตัวหนึ่งจะเกิดผลกระทบในด้านใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งพฤติกรรมในการทำงาน

ตัวอย่าง KPI

ตัวอย่างของ KPI ที่กำหนดอย่างชัดเจน:

• เพิ่มยอดขายของผลิตภัณฑ์ A ที่จำหน่ายในภูมิภาคเหนือ 20% ภายในระยะเวลา 3 เดือน
• เพิ่มจำนวนลูกค้าใหม่ 100 ราย ภายในสิ้นปี
• ลดอัตราการลาออกของพนักงานลง 10% ภายในสิ้นปี

การเลือก KPI ที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรมีแนวทางชัดเจนในการปฏิบัติงาน และสามารถติดตามความก้าวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ