การใช้ฟีเจอร์เปรียบเทียบและกรองข้อมูลคีย์เวิร์ดใน Google Sheets และ Excel

การกรองข้อมูลใน Google Sheets

Google Sheets มีเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการกรองข้อมูลตามคีย์เวิร์ดที่ต้องการ โดยมีหลายวิธีในการทำงาน

ฟังก์ชัน FILTER

ฟังก์ชัน FILTER เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการกรองข้อมูล โครงสร้างพื้นฐานของสูตรคือ:

=FILTER(ข้อมูลที่ต้องการให้กรองมา, ช่วงข้อมูลเงื่อนไข = คีย์เวิร์ดที่ต้องการ)

ตัวอย่างการใช้งาน:

=FILTER(A3:D14, D3:D14=F1)

สูตรนี้จะกรองข้อมูลจากช่วง A3:D14 โดยแสดงเฉพาะแถวที่คอลัมน์ D ตรงกับค่าในเซลล์ F1

นอกจากนี้ยังสามารถกรองข้อมูลที่ไม่ว่างได้ด้วยสูตร:

=FILTER(A2:A100, A2:A100<>"")

สูตรนี้จะแสดงเฉพาะค่าที่ไม่ว่างในช่วง A2:A100

ฟังก์ชัน QUERY

ฟังก์ชัน QUERY เป็นฟังก์ชันที่สุดทรงพลังใน Google Sheets ซึ่งช่วยให้สามารถดำเนินการคำสั่งคล้ายกับภาษา SQL เพื่อวิเคราะห์และดึงข้อมูลได้โดยตรง ฟังก์ชันนี้รองรับกระบวนการที่ซับซ้อน เช่น การคัดกรองข้อมูล การสร้างคอลัมน์เพิ่มเติม การจัดกลุ่มข้อมูล และการเรียงข้อมูล

ตัวอย่างการใช้งาน:

=QUERY(B2:G16,"SELECT Col1,Col2,Col5 WHERE Col4>2 AND Col6='เงินสด' ORDER BY Col5 DESC")

Filter Views

Filter Views เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณกรองข้อมูลโดยไม่กระทบต่อข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ วิธีสร้าง Filter Views:

• เปิดไฟล์ Google Sheets
• คลิกที่เซลล์หรือคอลัมน์ที่ต้องการกรอง
• ไปที่แท็บ Data แล้วคลิก Filter Views
• ตั้งชื่อ Filter ของคุณ
• คลิก Create

การกรองข้อมูลใน Excel

Excel ยังมีฟังก์ชัน FILTER ที่ช่วยให้สามารถกรองข้อมูลได้อย่างง่ายและรวดเร็ว ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณเลือกข้อมูลตรงตามเงื่อนไขได้ทันที และสามารถตั้งค่าสำหรับกรณีที่ไม่มีข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข

ฟังก์ชันพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

นอกจากการกรองข้อมูล ทั้ง Google Sheets และ Excel ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ ที่มีประโยชน์:

• VLOOKUP: ค้นหาและส่งค่าในตาราง
• SUMIF: รวมค่าตามเงื่อนไข
• COUNTIF: นับจำนวนเซลล์ตามเงื่อนไข

เปรียบเทียบความสามารถ

Google Sheets เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานไปจนถึงผู้ใช้ทั่วไป ส่วน Microsoft Excel จะตอบโจทย์กับผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับฟีเจอร์ที่มีความหลากหลายและต้องการความสามารถขั้นสูง