การวางแผนและการติดตามผล: การวิเคราะห์ข้อมูลและปรับกลยุทธ์

การวางแผนและการติดตามผล เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญเท่ากันและต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้งาน/โครงการบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบหลักของการดำเนินโครงการ

การดำเนินโครงการใดๆ ประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วน:

• การวางแผน (Planning) เป็นกระบวนการที่กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย แนวทางการดำเนินงาน และผลที่คาดว่าจะได้รับ
• การดำเนินงาน/การปฏิบัติตามแผน (Implementation) เป็นขั้นตอนการบริหารงานเพื่อดำเนินการตามแผนที่วางไว้
• การควบคุมและการประเมินผล (Control & Evaluation) เป็นการตรวจสอบและวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน

ความแตกต่างระหว่างการติดตามและการประเมินผล

การติดตาม (Monitoring) คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงานตามแผนที่มีการกำหนดไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ แก้ไข และปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงาน การติดตามจะเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้

การประเมินผล (Evaluation) คือ การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติตามแผนงาน/โครงการจริงกับผลที่คาดว่าจะได้รับ เพื่อชี้ให้เห็นว่าการปฏิบัติตามแผนงานโครงการจริงเกิดผลตรงกับเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่

การวิเคราะห์ข้อมูลและปรับกลยุทธ์

ขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูล

การติดตามโครงการมีขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้:

• การกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตการติดตามงาน
• การวางแผนการปฏิบัติหรือดำเนินการตามแผน
• การวิเคราะห์ข้อมูล
• สรุปรายงานผลการติดตามงาน

การพัฒนาเครื่องมือและวิธีการ

เพื่อให้การติดตามและประเมินผลมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้อง:

• พัฒนาเครื่องมือเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น แบบสอบถาม (Questionnaire) หรือรายการตรวจสอบ (Check List)
• คัดเลือกวิธีการวัดผลที่เหมาะสม
• กำหนดตารางเวลาการประเมินผลให้สอดคล้องกับการดำเนินโครงการ

การปรับปรุงกลยุทธ์

การนำแนวคิดและหลักการติดตามประเมินผลมาใช้ร่วมกันอย่างเหมาะสม จะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติสามารถ:

• กำกับ ทบทวน และพัฒนางานโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
• ปรับปรุงแผนของโครงการ
• ใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าที่สุด

ความสำคัญของการติดตามและประเมินผลต่อเนื่อง

การวางแผนไม่ใช่กระบวนการที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่เป็นวงจรที่ต้องมีการติดตามและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ควรกำหนด KPIs (Key Performance Indicators) เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานเป็นระยะ และมีการประชุมคณะกรรมการติดตามและประเมินผลอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง เพื่อสรุปผลในภาพรวมและเสนอความเห็นสำหรับการปรับปรุงในอนาคต